工地例會(huì )對監理單位管理工程起著(zhù)十分重要的作用。通常工地例會(huì )由項目總監理工程師或總監代表主持。

例會(huì )開(kāi)得好壞實(shí)際上也從一個(gè)側面反映了監理公司與項目總監的水平。

作為項目總監，如何主持開(kāi)好工地例會(huì )，如何充分發(fā)揮工地例會(huì )的作用，這是我們監理工作中的一個(gè)值得探討的課題。

一般來(lái)說(shuō)，參與工程建設的各方，如建設單位、施工單位等都比較重視工地例會(huì )，有的單位的領(lǐng)導也會(huì )出席會(huì )議。

工地例會(huì )的重點(diǎn)是要檢查工程施工過(guò)程中的進(jìn)度、質(zhì)量、安全文明、計量與支付等方面的情況，分析存在的問(wèn)題，并針對這些問(wèn)題提出改進(jìn)措施，各方均應對會(huì )議所達成的決議遵照執行。

工地例會(huì )開(kāi)好了，能較好地推動(dòng)工程向良性方向發(fā)展。

因此，作為會(huì )議的組織者、主持人——項目總監就更應高度重視工地例會(huì )。

實(shí)際上，主持召開(kāi)工地例會(huì )與干好其他工作一樣，只有在思想上重視了，才能達到預期的良好效果。

為了開(kāi)好工地例會(huì )，光有思想上的重視還不夠，還有必要在會(huì )議之前作好充分準備。

古人云：“凡事預則立，不預則廢?！敝v的就是要“不打無(wú)準備之仗?！?/span>

項目總監在會(huì )議召開(kāi)之前，至少應提前半天，專(zhuān)門(mén)安排一段時(shí)間來(lái)思考關(guān)于工程上的問(wèn)題，準備會(huì )議內容。盡可能地考慮周全，既要對一周以來(lái)（或一段時(shí)間以來(lái)）的工作人一個(gè)簡(jiǎn)要小結，又要對未來(lái)的工作作適當的統籌安排，具備一定的前瞻性。

要“想業(yè)主／施工單位之所想，急業(yè)主／施工單位之所急”，并保持監理工作的獨立性。這樣才能獲得業(yè)主和施工單位的尊重和佩服。

作好會(huì )議準備工作，需要平時(shí)工作的積累。一周以來(lái)，工程上出現了哪些進(jìn)度、質(zhì)量、安全方面的問(wèn)題，項目總監可用專(zhuān)門(mén)的會(huì )議準備記錄本記錄下來(lái)，平時(shí)思考工程上有哪些急需解決的問(wèn)題，想到了哪些好主意，均可隨時(shí)記錄下來(lái)。

項目總監還可通過(guò)召開(kāi)監理部?jì)炔繒?huì )議，與專(zhuān)業(yè)監理工程師交談等方式了解工程情況，匯總工地例會(huì )上要解決的問(wèn)題。

此外，項目總監還應多下現場(chǎng)，了解工地進(jìn)度、質(zhì)量、安全等方面的第一手下素材；平常還應與建設單位、施工單位的現場(chǎng)主要管理人員多溝通，交談，了解他們的想法，為工地例會(huì )的成功召開(kāi)作好充分的準備。

召開(kāi)工地例會(huì )，是一項較為嚴肅的監理工作，不能太隨便。在工程開(kāi)工之初，就有必要為會(huì )議制定一些“規矩”以提高會(huì )議效率。

這種工地例會(huì )都存在一些不正常的現象，效率很低。

要克服這些弊端，提高效率，開(kāi)工之初就向與會(huì )各方約法三章：

第一，參加會(huì )議的人員應相對固定，各方均應提交一份參會(huì )人員名單給監理單位，各單位都要有一名能基本作主的人員參加。凡由監理單位主持召開(kāi)的會(huì )議一律不許遲到，違者將處于罰款警告，并且遲到了20分鐘以上者不許進(jìn)入會(huì )場(chǎng)。

第二，良好的溝通對各方都有利,為照顧來(lái)自不同地方的與會(huì )人員,例會(huì )上不允許講方言。

第三，例會(huì )上各方均應有一位普通話(huà)較為標準的現場(chǎng)主要技術(shù)或管理負責人作中心發(fā)言，其他人僅作補充發(fā)言。嚴禁在例會(huì )上開(kāi)小會(huì )，不許交頭接耳，竊竊私語(yǔ)。例會(huì )中還要求與會(huì )人員的手機應調到震動(dòng)檔，打電話(huà)不能影響開(kāi)會(huì )。

例會(huì )按這種規定執行下來(lái)，效果很好。這樣做不但可以節約大家的時(shí)間，簡(jiǎn)要明了，還突出實(shí)效，而且在工程一開(kāi)始，就給了業(yè)主一個(gè)好印象，建立起了一種信任感，同時(shí)也給了施工單位及其他各方一定的壓力：“監理公司工作是認真的，大家也必須認真對待?！?/span>

《建設工程監理規范》明確要求，工地例會(huì )由總監理工程師主持。

作為項目總監（或總監代表）應行使好《規范》中所賦予的職權，掌握主動(dòng)性，控制好會(huì )議的方向與節奏，不要出現跑題和偏題的的情況。

對于一時(shí)難以達成一致的問(wèn)題屯不要糾纏不休，總監可要求召開(kāi)專(zhuān)題會(huì )議或待條件成熟時(shí)再加以解決，對于建設單位或施工單位個(gè)別人“一言堂”或“長(cháng)篇大論”，總監也可適時(shí)加以提醒或制止，以免會(huì )議冗長(cháng)、低效。

在會(huì )議的時(shí)間和內容安排上，總監也要掌握好，盡量讓監理單位占據主動(dòng)。例會(huì )的時(shí)間長(cháng)短以一至二小時(shí)為宜。太短，不能充分闡明觀(guān)點(diǎn)和解決問(wèn)題，還給與會(huì )人員感到疲勞，不能集中精力效率不高。

總監作為會(huì )議主持人，要第一個(gè)發(fā)言，講好“開(kāi)場(chǎng)白”。

發(fā)言的內容可簡(jiǎn)要回顧自上次例會(huì )以來(lái)各項工作的開(kāi)展情況，上次例會(huì )決議的落實(shí)情況，就目前工地存在的問(wèn)題，提出應采取的主要措施等；

發(fā)言的方式可簡(jiǎn)要地點(diǎn)出要點(diǎn)，也可適當地展開(kāi)，既小結概括又拋磚引玉地提出主要議題。

之后，可以安排施工單位發(fā)言，主要講施工進(jìn)度的落實(shí)、安排、質(zhì)量、安全文明施工方面的具體措施以及提出需要協(xié)調解決的問(wèn)題等；

然后總監可安排專(zhuān)業(yè)監理工程師、總監代表發(fā)言，就施工單位的發(fā)言提出意見(jiàn)，指出工程中的主要問(wèn)題，展開(kāi)總監提出的議題等。

之后由建設單位發(fā)言，重要答復應由建設單位解決的問(wèn)題，并對工程提出進(jìn)一步的要求。在此之中也可以相互之間進(jìn)行一些討論,達成一些共識。

最后，總監作總結發(fā)言，形成本次會(huì )議的決議。在形成決議的過(guò)程中，總監應落實(shí)各項內容的完成時(shí)間。會(huì )議自始至終，監理單位都應占據主動(dòng)，發(fā)言的時(shí)間也應最長(cháng)。

監理單位發(fā)言要力求公正合理?？偙O應本著(zhù)尊重事實(shí)、獨立、客觀(guān)的原則來(lái)闡明自己的觀(guān)點(diǎn)，既要多從建設單位的觀(guān)點(diǎn)來(lái)考慮問(wèn)題，又要維護施工單位的正當的合法權益。既不要趨炎附勢對待甲方，也不要以權壓人對待乙方，始終保持公正、獨立的態(tài)度。

由于參加工地例會(huì )的單位較多，牽涉的會(huì )議內容也較廣較深，一次例會(huì )不可能解決所有的問(wèn)題更何況有些復雜工程的深層次問(wèn)題也不是與會(huì )人員所能解決的。

因此，總監在主持工地例會(huì )時(shí)要有的放矢，不可能面面俱到，而要善于抓住主要矛盾，突出重點(diǎn)，“抓大放小”。

對于涉及到工程質(zhì)量、安全的較大問(wèn)題，應嚴肅認真地提出來(lái)，嚴格要求施工單位認真整改。

對于工地上存在的細小瑣碎甚至雞毛蒜皮般的事情，就沒(méi)必要放到工地例會(huì )上來(lái)說(shuō)，這些事情應交待專(zhuān)業(yè)監理工程師平時(shí)多加觀(guān)察，隨時(shí)加以解決。

對于施工單位或建設單位提出的一些小問(wèn)題，總監也善意地要求會(huì )后由專(zhuān)業(yè)監理工程師協(xié)調解決，沒(méi)必要就此深入探討。

另外，總監參加工地例會(huì )的語(yǔ)氣和態(tài)度要輕松、自信、謙虛、要“胸有成竹”、“舉重若輕”，不時(shí)還根據會(huì )場(chǎng)情況幽默一回，使會(huì )議的氣氛既嚴肅、又和諧、輕松。在這種氣氛中與會(huì )各方也容易達成一致。

會(huì )議的最終目的是為了解決問(wèn)題，總監在主持會(huì )議時(shí)應牢記此點(diǎn)。要著(zhù)意引導與會(huì )各方坦誠相見(jiàn)，平等相待，互相諒解，集思廣益，力求找到建設單位和施工單位雙方利益的“平衡點(diǎn)”，促成各方友好協(xié)調，最終達成共識。

會(huì )議紀要應全面并及時(shí)發(fā)出，在例會(huì )召開(kāi)前，總監應指定監理部有專(zhuān)人參加會(huì )議并負責會(huì )議記錄，要求其記錄認真、全面、翔實(shí)。

總監一邊主持會(huì )議，一邊自己也要做好記錄。這樣既要求自己在開(kāi)會(huì )時(shí)能集中精力,認真傾聽(tīng)別人發(fā)言，又能為審核會(huì )議紀要提供資料依據。

按照《建設工程監理規范》的要求，工地例會(huì )會(huì )議紀要由項目監理機構負責起草編寫(xiě)，并經(jīng)與會(huì )各方代表會(huì )簽。這項內容應引起項目總監的重視，因為各方達成一致的會(huì )議紀要可視為協(xié)議的一部分，各方都要遵照執行。做好了這項工作可減少日后的扯皮。

會(huì )議結束后，總監要安排專(zhuān)人編寫(xiě)會(huì )議紀要，自己要認真審核。

會(huì )議紀要的編寫(xiě)應注意內容全面，各方在會(huì )上的發(fā)言，提出的問(wèn)題以及解決辦法都應盡可能地概括進(jìn)去。

會(huì )議紀要整理出來(lái)后要及時(shí)提交與各方代表會(huì )簽，經(jīng)總監簽字并加蓋項目公章后盡早發(fā)出。一般從開(kāi)會(huì )日期起算至發(fā)出會(huì )議紀要不要超過(guò)三天，以形成監理辦事不拖沓、效率較高的良好形象。例會(huì )紀要也最好形成統一的格式，這點(diǎn)可根據各公司的具體規定而定。

例會(huì )開(kāi)完，會(huì )談紀要發(fā)出后，總監理工程師應重點(diǎn)抓會(huì )議決議的落實(shí)情況，要督促有關(guān)各方按照會(huì )議決議執行。

總監也可對上次次例會(huì )達成的決議進(jìn)行逐一檢查，若未完成，可查找原因，并在下一次例會(huì )上繼續跟蹤檢查，直到完成為止。

根據筆者的經(jīng)驗，一般各單位都對監理跟蹤檢查例會(huì )決議的落實(shí)情況比較緊張和重視。

比如，某項工作未落實(shí)完成，也說(shuō)明了責任單位和責任人工作不力，他們也擔心此事被其上級知曉而怪罪下來(lái)。

因此，這種持續檢查的方法會(huì )給有關(guān)單位形成壓力，實(shí)際上這樣也會(huì )加快解決問(wèn)題的步伐。只要監理單位認真地履行職責，努力地工作了，建設單位就會(huì )歡迎，施工單位也會(huì )理解，只有這樣，才能真正把工作搞好。